NETIQUETTE
Of hoe een correcte en respectvolle online communicatie minstens even belangrijk is dan die in het offline leven.
Ons leven speelt zich meer en meer online af. Waar we vroeger de keuze maakten of we online communiceerden of niet wordt digitale communicatie voor onze moderne maatschappij stilaan de norm. Maar zijn we wel klaar voor die digitale evolutie? Zijn we voorbereid op de gevolgen van ‘altijd bereikbaar’? Via deze tips hopen we je alvast in de juiste richting te wijzen van de digitale etiquette… Netiquette dus…
Vergeet de mens achter het toestel niet
Ook al schrijf je je bericht op een machine en leest de ontvanger je bericht op een machine, we blijven allemaal mensen. Blijf daaraan denken als je berichten typt online. Schrijf je bericht op de manier waarop je de persoon in kwestie zou aanspreken in het echte leven en bedenk hoe je zelf aangesproken zou willen worden.
Zoek eerst, vraag later
Wanneer je dan toch online bent, wees je dan bewust dat hier heel veel informatie te rapen valt. Heb je al eens nagedacht of het antwoord op je vraag misschien ergens online te vinden is? Werd er al eens over gecommuniceerd? Kan je het antwoord misschien vinden via een zoekmachine? Zo kunnen we die computers gebruiken waarvoor ze eigenlijk echt dienen: het werk van de mens vereenvoudigen/verlichten.
Niet elke vraag is dringend
Ook al voelt het wel soms zo, je vraag of probleem is niet altijd superdringend. Door je vraag digitaal te stellen geef je de ontvanger de kans om zich te organiseren en een correct antwoord te formuleren. Soms kan dat even duren. Mede door de grote bedrijven die budgetten hebben om 24/7 support te voorzien verwachten we vaak hier en nu antwoorden. We vinden het heel normaal dat een winkel openingsuren heeft, maar we verwachten wel van het personeel dat ze altijd en overal beschikbaar zijn om ons te helpen. Vraag je daarom af of je vraag zo dringend is dat je er mensen in hun privétijd mee wil storen.
Contacteer de juiste persoon
Probeer jezelf eerst af te vragen aan wie je je vraag wil richten. Niemand wil een mailbox met tientallen berichten die eigenlijk niet voor hem/haar bedoeld zijn. Het is niet alleen lastig, er gaat veel kostbare tijd verloren om de juiste berichten te filteren. Bij e-mail en Smartschool hebben ze daarvoor een oplossing.
Aan: In dit ‘aan’-veld zet je de persoon (of personen) aan wie je vraag gericht is. Dit zijn nooit veel mensen. Wie je in je aan veld ingeeft is een soort moderator. Deze persoon zal het oplossen van dit probleem coördineren.
CC (kopie): In dit veld zet je mensen die graag op de hoogte zijn van zaken maar waar je geen reactie van verwacht. Je denkt dus dat je vraag of bericht interessant kan zijn voor die persoon maar je verwacht niet dat ze reageren of deelnemen aan de oplossing van het probleem.
BCC (blinde kopie): Is een veld zoals CC maar dan voor communicatie die privacygevoelig is. Wil je bijvoorbeeld niet dat de geaddresseerden elkaars contactgegevens kunnen zien dan zet je ze in BCC.
Opgelet! Het probleem met BCC is dat het voor de ontvangers lijkt alsof zij de enige zijn die het bericht gekregen hebben. Gebruik dit veld dus bij voorkeur voor informatieve berichten en geef door je aanspreking aan dat het om meerdere ontvangers gaat. Beste ouders, geachte deelnemers,…
Communiceer zo beknopt en duidelijk mogelijk
Probeer je vragen en berichten zo concreet en kort mogelijk te maken. Je hoeft niet te veel uitleg te geven maar zorg dat de ontvanger ook voldoende info heeft om met je probleem aan de slag te gaan.
Maak ook een duidelijk onderscheid tussen vragen en informatie. Wil je graag opvolging geef dat dan duidelijk aan en stel een concrete vraag in je bericht. Deel je iets puur informatief en verwacht je dus bijgevolg niet perse een antwoord gebruik dan bovenaan je bericht ‘Ter info’ of ‘FYI’. Zo weet de ontvanger dat je bericht puur informatief van aard is.
Vermijd overvolle ‘postvakken’
Probeer te vermijden dat een simpele vraag of mededeling een onoverzichtelijk kluwen van berichten wordt door:
Niet te veel mensen in (blinde) kopie te zetten. Denk goed na over wie betrokken is en stel in de mate van het mogelijke je vraag aan een coördinator of verantwoordelijke.
Niet te reageren als je in (blinde) kopie staat. De afzender geeft hiermee aan dat het bericht enkel informatief is.
Indien mogelijk enkel te reageren naar de afzender. Het kan soms zinvol zijn om niet iedereen te antwoorden. Vraagt er bijvoorbeeld iemand aan een groep om af te spreken kan het zinvol zijn om gewoon naar de afzender te reageren in plaats van naar iedereen. De afzender kan dan de verschillende antwoorden filteren en een definitief moment communiceren.
‘On topic’ te blijven. Probeer te vermijden om een vraag te beantwoorden met meer vragen, al dan niet over hetzelfde onderwerp. Zo vermijd je dat het originele probleem ‘vergeten’ wordt.
NETIQUETTE IS EEN REIS, GEEN BESTEMMING
Net zoals onze wereld constant verandert, is dat ook het geval met hoe wij als mensen met die wereld omgaan. Netiquette is daarom iets dat kan/mag evolueren. Een respectvolle online communicatie en het bewaken van een gezonde worklife-balans kan enkel als iedereen zich aan de afspraken wil houden en als we elkaar respectvol durven wijzen op overtredingen. Voor veel mensen is dit een leerproces en zal het een leven lang een leerproces zijn, maar proberen is vaak al een eerste belangrijke stap.
TOT SLOT NOG EVEN DE BELANGRIJKSTE TIPS OP EEN RIJTJE
Communiceer op een manier waarop je zelf graag wil aangesproken worden.
Vraag je altijd eerst af of het antwoord op je vraag misschien ergens online te vinden is.
Stuur zoveel mogelijk binnen de kantooruren en duidt de dringendheid van je vraag/bericht.
Contacteer gericht de juiste persoon als je een vraag of probleem hebt.
Zet niet te veel mensen in (blinde) kopie.
Probeer enkel te reageren naar de afzender of mensen die mee op de hoogte moeten blijven. Vermijd dus ‘Beantwoord allen’.
Communiceer zo beknopt en duidelijk mogelijk.
Maak een duidelijk onderscheid tussen vragen en informatie. Gaat het om een vraag, formuleer die dan beknopt en duidelijk.